For noen år siden så var jeg med på ryddejobben etter at en større norsk organisasjon hadde byttet driftsplattform fra Windows NT til Windows 2000. Alle maskiner som fortsatt kjørte på NT måtte enten slås av eller oppgraderes til Windows 2000.
De fleste applikasjoner hadde ingen eller manglende eiere. Mange av applikasjonene slo vi rett og slett av etter å ha sjekket om vi kunne finne noen som var interessert i det som kjørte…
I ett tilfelle hadde det vært en DataEase applikasjon som hadde gått ut på dato i den forrige oppgraderingen. Dette var en enkel database med innhold som måtte beholdes av historiske grunner. Dvs. det var read only. I forrige oppgradering hadde det blitt laget et Java-webgrensesnitt på en kommersiell databasemotor. De som brukte dataene visste ikke om denne Java-applikasjonen (dvs. ingen hadde noensinne brukt den…). Heldigvis hadde de ikke trengt dataene siden DataEase applikasjonen ble skrudd av. Teoretisk sett kunne de trenge de og da var det viktig. Vi eksporterte dataene til en strukturert samling Excel filer og slo av applikasjonen…
For gode intensjoner om gjenbruk
En applikasjon for bugtracking var først benyttet til det store BEHOVET (bug tracking). Deretter hadde man intensjoner om å gjenbruke applikasjonen (som var ganske rigid…) til marginale behov som tenderte til å ligne på en bug tracking database. Egentlig var dette prioritering av krav og en enkel database med rapporteringsmuligheter. Det var også mye annet man hadde brukt applikasjonen til, men alt dette var nå ikke lenger i bruk.
Bug tracking var forlengst flyttet til en mer moderne plattform. De applikasjonene med mindre fokus var ikke det. Systemet rullet og gikk og kostet et betydelig antall tusen i året. Systemet var selvfølgelig så gammelt at “supporten” var gått ut. Dvs. man kunne velge mellom en oppgradering til et sekssifret beløp og fortsatt driftskostnader, eller…
- Prioritering av krav ble flyttet til Microsoft Access database (men kunne nok enda lettere vært håndtert i Excel)
- Den enkle databasen med rapporteringsmuligheter ble flyttet til Microsoft Access med spesialtilpasning av rapporter. Selve databasen ble liggende på et nettverksshare og tåler fint de 15-20 som teoretisk kan endre den samtidig.
Kostnader ble et ukesverk for etablere databasen og 0 i driftskostnader.
Moral: Tenk enkelt!
Det at det høres ut som et system, har vært et system og “burde” vært et system så betyr ikke det at det trenger å være et system…
Er det en enkel database som noen brukere skal dele?
-> Bruk Excel!
Må du ha rapportering og mer avansert funksjonalitet?
-> Bruk Access!
God bruk av Excel og Access faller mellom to stoler
Systemutviklere (som meg) tenker ofte på de større løsningene og applikasjonene som er viktig i en organisasjon. Det er disse som har prioritet. Her handler det om Java, Applikasjonsservere, .NET osv…
Driftsressurser og organisasjoner har en tendens mot å formalisere og outsource supporten fra forretningsbehovet. Man sitter ved siden av i n-linjer med support og svarer på henvendelser og endringsordrer. Man får lite kontakt med forretningsutviklingen i organisasjonen.
Forretningssiden sitter igjen med sine standardverktøy som er begynt å bli veldig kraftige saker… Dog sitter de fleste av de ikke med tilgang til kompetansen for å utnytte f.eks. Microsoft Excel og Access.
Konkret forslag til bedre utnyttelse av lisenser
- Identifiser 3-4 forretningsområder som trenger bistand til bedre bruk av standardverktøyer
- Etabler en task force med minst 2 utviklere med kjennskap til Access og Excel
- Jobb i iterasjoner av to ukers varighet.
- Samlokaliser task force med forretningsområdet
- Planlegg oppgavene i begynnelsen av iterasjonen
- Sikre at task force holder tett kontakt med forretningsressurser underveis
- Lever fungerende software (database, regneark) i slutten av iterasjonen.
- Neste iterasjon? Nye utfordringer i nytt forretningsområde, eller fortsett der man slapp. Lever uansett fungerende software etter hver iterasjon.
La task forcen få 2-3 iterasjoner på å komme i gang. Når du vurderer at de har oppnådd det som er å oppnå i din organisasjon så avslutt og sett utviklerene på andre prosjekter.
(Excel og Access er brukt som konkrete eksempler her, det samme prinsippet gjelder uavhengig av hvilken software du har kjøpt – pass på utnytt din investering)
Jeg er overbevist om at denne tilnærmingen kan gi en positiv og selvforsterkende utnyttelse av allerede innkjøpt software!
